Chapter îles d'or Toulon France

GENERALITES

Le « Iles d’Or – Toulon Chapter France » n° d’affiliation 9920, est une section locale du Harley Owners Group (HOG), club international créé et sponsorisé par la marque HARLEY-DAVIDSON depuis 1983. Créé en 2000 à l’initiative de la Concession Harley-Davidson Toulon – ZI LES ESPALUNS- impasse Lavoisier – 83160 LA VALETTE DU VAR, il est destiné à réunir localement les possesseurs de motos Harley-Davidson et de leur proposer diverses manifestations à caractère motocycliste, amical ou social.

STRUCTURE

Le « Iles d’Or – Toulon Chapter France » est une association de fait, de type Club de Marque sous la tutelle du Concessionnaire Officiel et respectant les règles éditées par la Charte des Chapters locaux (définie par Harley-Davidson) pour tous les Chapters du Monde. Le «Iles d’Or – Toulon Chapter France» fonctionne au sein d’une association régie par la loi de 1901 et le décret du 16 août 1901 « le Chapter des bikers des îles d’or », indépendante du « Iles d’Or – Toulon Chapter France », chargée uniquement de la gestion financière conformément à l’extrait de ses statuts énoncés ci-dessous.

Cette association a pour but d’assurer la gestion financière du Chapter Iles d’Or Toulon. Il est précisé qu’en aucune manière l’Association « Le Chapter des Bikers des Iles d’Or » ne participe pas aux autres activités que propose le « Iles d’Or – Toulon Chapter France ».De ce fait, sont formellement exclues des missions ou responsabilités de l’Association « Le Chapter des bikers des Iles d’Or », la programmation ou la conduite des activités motocyclistes, la réservation de restauration, d’hébergement ou de participer à des fêtes ou évènements, sous quelque forme que ce soit.

Cette structure en DEUX ENTITES INDEPENDANTES (le Bureau du Chapter et le Comité Directeur de l’Association) ne vise qu’à adapter l’organisation du HOG à la loi française. En effet la charte du HOG est un texte adapté à la législation américaine et n’est pas transposable intégralement à une association de type loi de 1901.

Pour respecter l’esprit de la Charte du HOG, tout en bénéficiant d’un support capable d’assurer la gestion du budget du « Iles d’Or – Toulon Chapter France », conformément à la législation française en vigueur et ce en toute transparence, il a été donc décidé de créer une association de type loi de 1901 indépendante du « Iles d’Or – Toulon Chapter France » et ne possédant aucun pouvoir décisionnaire ou responsabilité au sein de celui-ci.

OBJECTIFS DU CHAPTER ILES D’OR TOULON

ORGANISER – FACILITER – INFORMER – PROMOUVOIR

Toutes actions de nature à permettre aux membres et aux possesseurs de motos Harley-Davidson de partager ensemble leur passion pour ces machines telles que :

• Organiser des Balades, sorties à la journée ou en week-end prolongé, réunions amicales.
• Faciliter la participation aux rallyes Nationaux, Internationaux

En assurant une permanence (*) par un membre du bureau tous les samedis après-midi entre 14 h 30 et 16 h 30 h à la concession Harley-Davidson de Toulon (ZI les espaluns – impasse Lavoisier – 83160 La Valette du var).

(*) Sauf exception (un email vous sera adressé pour vous en informer)

FONCTIONNEMENT COURANT

CONCESSION

Elle assure la Tutelle du Chapter et abrite son siège social (le concessionnaire décide seul de créer un Chapter, qui ne peut exister sans son agrément). Même si, dans la pratique, il délègue la direction fonctionnelle du Chapter, les orientations d’action sont soumises à son approbation. Elle aiguille les demandeurs vers les responsables du Chapter pour toute question relative à ses activités ou à son fonctionnement.

Un panneau d’affichage, y reçoit les informations du Chapter.

Toute correspondance à destination du Chapter doit être adressée à :

Iles d’Or Toulon Chapter – Concession Harley-Davidson

Z.i. les Espaluns – impasse Lavoisier

83160 LA VALETTE DU VAR

PREAMBULE :

Le présent règlement intérieur est élaboré conformément aux statuts du Chapter Iles d’Or Toulon. Il vise à le compléter en précisant les principales modalités de fonctionnement et d’organisation découlant notamment des principes définis dans la Charte du Harley Owners Group (H.O.G.). La participation à une activité ou sortie du Chapter, entraîne pour chaque membre, pilote ou passager, l’acceptation entière et sans réserve du présent règlement.

Tout membre n’étant pas en concordance avec l’un ou plusieurs termes de ce règlement ne sera plus en adéquation avec l’esprit de notre Chapter et sera prié de le quitter.

ARTICLE 1 – FONCTIONNEMENT :

Le Chapter Iles d’Or Toulon fonctionne au sein d’une Association 1901. Le présent règlement intérieur est publié sur le site internet du Chapter, communiqué à chaque nouveau membre et rappelé annuellement lors de l’assemblée générale.

ARTICLE 2 – BUREAU :

Conformément aux préconisations du H.O.G et au statut de l’association, le Chapter est animé par un Bureau composé d’un bureau restreint (Director, assistant Director, secrétaire et trésorier) et d’un staff (activity officer, vérificateur aux comptes, photographe, webmaster, road captain et satefy officer) sous le parrainage du Concessionnaire. Il se réunit au minimum 3 fois par an sur convocation du Director Chapter. Il définit annuellement un calendrier des sorties et activités qui seront proposées aux membres.

Les membres bureau du Chapter sont bénévoles et ne bénéficient d’aucun abattement ou tarif préférentiel. Ils règlent intégralement leurs participations aux événements et cotisations annuelles.

Tout membre du bureau se doit :

• de porter avec respect et fierté les couleurs et les insignes de sa fonction lors de toutes les activités du Chapter.

• d’être force de proposition, d’avoir une attitude constructive et de respecter les décisions prises par le Bureau, même s’il a émis un avis contraire.

• d’être disponible pour participer à la gestion du Chapter et à l’organisation des activités. Ainsi, sauf impératif de santé avéré, chaque membre du bureau est tenu de participer annuellement au minimum à 4 sorties et 2 réunions du bureau. Tout membre du bureau ne justifiant pas d’un investissement suffisant et d’une participation conforme au présent règlement pourra être démis de ses fonctions sur décision du bureau restreint, au vu des registres de participation tenus par la secrétaire

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STAFF CHAPTER (BUREAU)

• Nomination

Conformément aux préconisations du H.O.G. le Chapter est animé par un Bureau sous le parrainage du Concessionnaire. Le Bureau, dont les membres sont soumis à l’approbation de ce dernier est nommé pour une durée de trois ans lors de l’Assemblée Générale Ordinaire. Son mandat est indéfiniment renouvelable. –

• Mandat

Le Bureau assure la gestion du Chapter au quotidien. Il se réunit au moins trois fois par an, ou plus fréquemment en fonction des nécessités, sur convocation du Chapter Director.

Il définit annuellement un calendrier des sorties, rallyes et activités qui seront proposés aux membres. Ce calendrier est élaboré en tenant compte des manifestations proposées par le H.O.G. au niveau national et international. Il informe les membres de la vie du Chapter des projets et manifestations prévues par l’intermédiaire du Webmaster.

– Organisation

Les membres du Bureau assument notamment les fonctions prévues par la Charte des Chapters locaux affiliés au H.O.G qui correspondent aux emblèmes proposés par le H.O.G. à cet effet. Les principales d’entre elles sont les suivantes :

– Sponsoring Dealer : (Président de l’Association). Il s’assure que le Chapter satisfasse aux exigences stipulées par le H.O.G. dans la Charte annuelle. Il approuve toutes les publications du Chapter.

– Director : (Directeur de l’Association). Il anime et supervise les réunions du bureau et les réunions d’information de l’Association. Il coordonne l’ensemble des activités des responsables opérationnels et fait respecter les orientations d’actions définies et leur conformité aux statuts, au Règlement Intérieur, ainsi qu’à la Charte des Chapters locaux du H.O.G. Il contrôle la communication du Chapter.

– Assistant Director : Il assiste le Chapter Director dans tous les aspects de sa tâche et se substitue à lui en cas d’absence ou de défaillance ponctuelle.

– Tresurear : (Trésorier de l’Association). Comptabilise les flux financiers du Chapter. Est habilité à recouvrer toutes les sommes dues au Chapter. En liaison avec le Directeur de l’Association, il est responsable des recettes et des dépenses de l’Association. Il tient les comptes correspondants. Il veille à l’équilibre financier de chaque manifestation et informe le Bureau de la situation financière présente et prévisionnelle. Le trésorier établit, par écrit, le bilan financier annuel et rend compte de sa gestion devant l’Assemblée Générale.

– Secrétary : (Secrétaire de l’Association). Il assure les tâches administratives, gère les inscriptions et réservations des activités, ainsi que les relations courantes avec les membres et adhérents potentiels. Il veille en particulier à la bonne marche des procédures d’adhésion pour les postulants et à la permanence des critères d’adhésion pour les membres actifs. Soumettre au HOG la demande d’affiliation à la charte ainsi que tous les autres rapports qui seront requis par le HOG. Il s’assure que toutes les démarches annuelles auprès des autorités locales ont été effectuées, en outre le secrétaire devra s’assurer que toutes les exigences sont remplies en matière d’assurance. Il sera chargé de s’assurer que tous les membres du Chapter sont à jour de leur cotisation et de leur adhésion au HOG, renseignera les nouveaux participants à la vie du Chapter.

– Activites officer : (Responsable des sorties et manifestations) organise et supervise les manifestations du Chapter. Il propose des sorties et gère l’intendance (restauration, nuités, activités et visites locales)

– Road Captain : (Capitaine de route, Navigateur). Il assure la navigation et la conduite du groupe, lors des sorties organisées par le Chapter, afin que celles-ci se déroulent dans des conditions de sécurité et d’agrément maximum. Il participe au choix des randonnées et sorties, il détermine les itinéraires , le fonctionnement et le rythme à retenir, en liaison avec le (les) Safety Officer et l’Activities officer. Il s’assure de la constitution d’un road-book adapté pour chacune des sorties proposées.

– Safety Officer : (Responsable sécurité). Il s’emploie à promouvoir et développer toute initiative de nature à accroître la sécurité sur la route, le niveau de maîtrise et d’expérience des membres, au plan de la conduite moto. A ce titre, il supervise les itinéraires proposés et fait respecter des règles générales de comportement, applicables sur les routes comme en dehors.

– Photographer : (Photographe). Il se charge des prises de vues et des photos lors de diverses manifestations du Chapter. Il compose l’album de photos.

– Webmaster : (Responsable du site web du Chapter). Il rassemble et organise les éléments devant figurer sur le site web du Chapter après avoir demandé l’approbation du Dealer ou du Director avant toute mise en ligne. Chacun des membres du Staff dans son domaine de compétences est à la disposition des membres dans le cadre de la réalisation du programme et des objectifs du Chapter, comme des questions et attentes individuelles.

– Vérificateur aux comptes : a pour mission de vérifier la comptabilité annuelle en se rapprochant du trésorier

Sont membres de droit du Bureau Chapter, le Director, le ou les Assistants Director, Le Treasurer, le ou la Secretary. D’autres Officers peuvent ponctuellement rejoindre le Bureau Director, après décision de celui-ci.

ARTICLE 3 – MEMBRES :

Tout adhérent du H.O.G. (carte de membre en cours de validité) qui souhaite adhérer au Chapter, formule une demande d’adhésion auprès du bureau. Le postulant à l’adhésion est invité à participer à une sortie préalablement à son adhésion afin de faire connaissance avec les membres du Chapter et de découvrir ce qu’implique la vie d’un Chapter, en particulier les règles de sécurité individuelles et collectives sur la route et les règles de convivialité au sein du groupe. Sa demande d’adhésion pourra ensuite être validée par le bureau du Chapter.

 

L’arrivée à expiration de l’adhésion au H.O.G. (fin de validité de la carte et non renouvellement en cours), entraîne automatiquement, la perte de qualité de membre du Chapter.

Tout nouveau membre doit effectuer un minimum de 4 sorties avant de pouvoir prétendre à la remise des couleurs du Chapter, contre participation financière. Le bureau restreint valide l’obtention des couleurs, après avis de l’équipe de sécurité.

Le port des couleurs est vivement recommandé lors des sorties organisées par le Chapter. L’adhésion en cours de validité autorise également le membre à porter les couleurs du Chapter et à leur faire honneur en tous lieux et toutes circonstances.

Tout membre exclu ou démissionnaire perd immédiatement et instantanément le droit de porter les couleurs du Chapter Iles d’Or Toulon. En cas de restitution au chapter, une indemnité égale à 50 % du prix d’achat, soit 40 euros, sera envisagée.

ARTICLE 4 – COTISATION

 

A compter du 1^er janvier 2023, la cotisation annuelle est de 45 euros, pour le membre titulaire et de 35 euros pour le membre associé.

La cotisation du Chapter prend effet à compter du mois de janvier de chaque année, pour une durée couvrant l’année civile en cours et est exigée pour le 15 février au plus tard.

Lorsqu’un membre adhère en cours d’année, elle est exigible en totalité.Celle ci pourra éventuellement être minorée en toute fin d’année civile selon les cas.

L’acceptation de l’adhésion au Chapter est réputée acquise après paiement de la cotisation annuelle.

Pour tous les membres, l’absence de cotisation annuelle dans les délais impartis, à savoir au 15 février, dernier délai, entraînera de fait l’exclusion du Chapter.
Par ailleurs, le non-paiement de la cotisation HOG à date anniversaire et au maximum dans un délai de 2 mois et ce, malgré l’alerte signalée par le secrétaire, entraine également automatiquement l’exclusion du Chapter sans aucune possibilité de remboursement de la cotisation réglée au Chapter.

ARTICLE 5 – ACTIVITES – SORTIES

 

Chaque membre participe aux activités proposées sous sa propre responsabilité. Lors des sorties, quel que soit l’encadrement apparent, chaque membre demeure seul et intégralement responsable des dommages qu’il pourrait encourir ou provoquer du fait de sa conduite.

Par ailleurs, tout manquement aux directives et consignes du Road-Captain et/ou de l’équipe de sécurité pourra entraîner l’exclusion temporaire ou définitive du membre fautif. (notamment si le comportement routier est répréhensible : vitesse excessive, mauvaise trajectoire, mise en danger des autres…).

• Inscriptions

Les inscriptions aux sorties ou manifestations sont ouvertes dès réception du mail détaillant la sortie.

Les inscriptions sont des opportunités à saisir par chaque membre du Chapter. Elles ne sont en aucun cas acquises de manière absolue et systématique.

Les inscriptions peuvent parfois être limitées en nombre de places : dans ce cas s’applique la règle first on line, first served (premier inscrit – premier servi). Une liste d’attente peut être constituée.

Aucune inscription aux sorties ou manifestations ne sera prise en compte après la date limite d’inscription fixée dans le mail envoyé aux membres du Chapter.

Chaque membre s’engage à respecter les modalités d’organisation et de fonctionnement définies par les organisateurs et responsables. Les sorties sur plusieurs jours ne sont ni négociables ni modulables.

Dans la mesure du possible et sauf cas exceptionnels, les départs pour les sorties ou week end se font à partir du lieu de rendez vous fixé à l’avance, pour tous les membres inscrits. Un départ groupé permet une meilleure organisation du convoi, pour répondre aux questions de sécurité et d’information. N’est pas envisageable de prendre des membres au passage, au gré de l’itinéraire. Sera éventuellement toléré, si validé par le responsable de la sécurité, le fait de quitter le convoi, donc sur le retour, si le groupe passe près du domicile du membre.

En raison de la météo ou de motifs sérieux invoqués par les organisateurs et responsables, les sorties peuvent être modifiées sans préavis, les membres inscrits en seront informés, dans la mesure du possible, avant la sortie.

• Paiement et annulations

Les inscriptions aux sorties ou manifestations seront validées uniquement au moment de l’enregistrement du paiement demandé. Si le paiement n’est pas intervenu avant la date limite énoncée par mail, le membre ne participera pas à la sortie.

Tous les paiements seront effectués de préférence par virement bancaire. Les règlements par chèque ou en espèce sont admis uniquement s’ils interviennent dans les délais requis, soit par remise en main propre lors des permanences du samedi, soit par dépôt du règlement sous enveloppe dans la boite aux lettres du Chapter, située dans la concession.

Le Chapter ne peut, et ne doit pas supporter les frais et les désagréments des annulations aux sorties ou manifestations.

En cas d’annulation pour motif valable, effectuée dans des délais raisonnables, l’adhérent pourra être remboursé uniquement si l’hôtelier et/ou le restaurateur accepte de ne rien facturer au Chapter. Dans le cas contraire, aucun remboursement ne pourra intervenir.

Par ailleurs, le non-paiement, sans motif valable d’une activité proposée, acceptée, réservée et ayant engagé la trésorerie de l’association, sera considéré comme un manquement aux obligations du membre, pouvant entrainer une sanction. L’absence de réparation financière ou la répétition de cette faute entraînera l’exclusion du membre sur avis du bureau restreint, sans donner lieu à remboursement de la cotisation.